Nomina inteligente

La administración de la nómina es uno de los procesos más importantes de las empresas, independiente del tamaño de la misma. Esta labor administrativa, que para los colaboradores de una empresa puede parecer tan sencillo como una simple consignación, tiene la capacidad de proteger a la empresa inconvenientes legales.

La nómina es uno de los rubros de mayor valor en la estructura de costos de las compañías y aunque en numerosas ocasiones es vista como una tarea tediosa, no se trata simplemente de pagar una cantidad determinada en un plazo establecido, sino de hacerlo todo, cumpliendo con la normativa vigente y garantizando el bienestar de los colaboradores de la organización.

“Es necesario cerrar las brechas en este proceso de administración y gestión que permita fortalecer aquellas áreas en donde cuesta ejercer control y que puedan causar reprocesos y costos adicionales en la operación de la compañía” afirmó Eliana Rodríguez, Directora Nacional Outsourcing de Nómina y Latam Practice Leader de Adecco Colombia.

Según su experiencia, la experta considera que éstas son las 5 claves para gestionar de manera inteligente la nómina de una empresa:

  1. Comunicación oportuna a los colaboradores sobre reformas y actualizaciones en normas y reglamentaciones. Propicie espacios de capacitación y consulta para ahorrar malentendidos e insatisfacción de sus empleados. Aunque hay preguntas que parezcan inofensivas, dejarlas sin responder puede generar una mala imagen de la compañía y sentimientos de inestabilidad e incertidumbre entre los colaboradores.
  2. Gestión de Información y Ley Habeas Data. La confidencialidad y la gestión adecuada de la información capturada por las compañías para el proceso de nómina son un deber. Es importante que las empresas resguarden la documentación requerida para la gestión de la nómina y lleven un historial organizado de cada trabajador para evitar inconvenientes con los cálculos en los pagos o la falta de soportes para procesos judiciales, si se presenta el caso.
  3. Gestión de novedades. Es importante que las empresas conozcan los plazos de reporte definidos por las diferentes organizaciones con las que se manejan los procedimientos de seguridad social de los empleados, para así estipular fechas a nivel interno que permitan el cumplimiento de los mismos. No reportar las novedades puede generar gastos innecesarios para las compañías.
  4. Dar cumplimiento a los lineamientos de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP). Esta tiene la labor de auditar permanentemente que las empresas cumplan con el pago correcto de la Seguridad Social, es decir, Salud, Pensión, ARL y aportes parafiscales. Además, también es importante mantener un proceso de auditoría interna pues permite mitigar riesgos de incumplimiento.
  5. Verificar que el software de gestión de nómina que se use esté debidamente parametrizado para evitar errores por malos cálculos que, en el futuro pueden significar demandas por parte de exempleados y sanciones por parte de los entes de control.
    Finalmente, asegura Rodríguez, que para cumplir con estos requisitos fundamentales y para gestionar todas las variables que requieren las diferentes empresas y sus trabajadores, una de las alternativas más prácticas es externalizar la gestión de la nómina. Por medio de la experticia de un proveedor para esta gestión las empresas obtendrán una perspectiva más amplia sobre el funcionamiento de su compañía, evidenciando mejores resultados y un aumento en la productividad y eficiencia.