La eficiencia es la capacidad de hacer la mayor cantidad de tareas en el menor tiempo posible. Aunque parezca fácil no es algo que logren los trabajadores con mucha frecuencia. Es muy común ver desde ejecutivos, hasta personas de cargos bajos trabajando hasta tarde, porque no les alcanza el tiempo o solicitando ayuda a otras personas, para terminar sus tareas. Esto puede cambiar si hace pequeños cambias diarios en su conducta, a largo plazo verá los resultados. “Si siente que no le alcanza el tiempo para terminar todas sus tareas, el siguiente contenido será de gran ayuda para usted”. Expresó el Director de Performia Colombia, Jairo Pinilla.

No deje para mañana lo que puede hacer hoy

Maneje todo lo que pueda de forma inmediata, analice de acuerdo al orden de prioridades y ejecute. Si usted pospone gestiones que puede hacer al momento, lo más seguro es que termine trabajando doble. Por ejemplo, recibe un correo, lo lee y piensa que en un rato lo va a responder, cuando vaya a responderlo de verdad, nuevamente tendrá que invertir tiempo en volver a leerlo, entenderlo, y ahora si responderlo. Allí está haciendo el trabajo dos veces.

Termine lo que empiece

Es mejor tener una o dos tareas terminadas y bien hechas, que muchas tareas empezadas y sin concluir. Enfoque su atención e invierta su tiempo en una actividad a la vez, si pone en práctica esta recomendación, se dará cuenta que terminará sus actividades en menos tiempo. No emprenda proyectos sin haber terminado los que ya inició.

Organícese

La planificación mientras más específica sea funciona mejor. Nosotros le recomendamos no solo hacer estrategias mensuales, sino también semanales e incluso diarias, de esta forma es más difícil que se le pasen por alto tareas. Mientras más grande es la empresa, más importante es la organización. Si trabaja en una empresa pequeña y en crecimiento, mantener el orden en todos sus procesos, le permitirá minimizar el margen de error y tener un mejor control en el trabajo y, por ende, de los resultados.

Tome decisiones y actúe

Establezca metas claras, un límite de tiempo y un plan de acción para lograrlas. Trabajar sin un horizonte es como caminar sin rumbo, por lo general trabajar sin un propósito no genera los mejores resultados.

“Aunque parezca mentira si usted desea algo con mucha intención y va por eso, el universo conspira para que suceda, funciona de forma natural en todos los aspectos de la vida”. Añadió Pinilla.

Responda todas las comunicaciones recibidas

Cómo se sentiría usted si envía un correo electrónico importante y no tiene ningún tipo de respuesta, no sabe si la persona lo recibió, lo leyó, lo gestionó o simplemente lo ignoró. Lo más seguro es que pase el día pensado en eso, y que se comunique con la persona a la que le envío la información para preguntarle, ¿qué paso? Esto no hubiera consumido su atención, si esta persona le hubiera escrito “ya eso está hecho o lo voy a manejar”, por ejemplo.

Si usted envía una información y no tiene respuesta, esto consume su atención, puede desconcentrarle de lo que esté haciendo, y puede perder tiempo valioso. Maneje con su personal como política de la empresa, responder a todas las comunicaciones lo más pronto posible, así sea para decir que manejará el caso otro día, o que no puede hacer esa tarea. Si trabaja con este sistema con sus clientes, logrará comunicaciones más efectivas.

Ser eficiente depende de usted, el tiempo perdido no se recupera. “Sólo le falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo”. Jovellanos

“Si usted toma en cuenta las recomendaciones dadas anteriormente, y las aplica diariamente en sus actividades, notará los buenos resultados a mediano plazo. Esto es muy aplicable tanto en la vida personal como en la vida laboral, de esta forma tendrá más tiempo libre para dedicarse a otras actividades, y ¿porque no?, a descansar”. Concluyó el Director de Performia Colombia Jairo Pinilla.

Por: Marlyn Sandoval
Marlyn Sandoval


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