El sueño de todos los empresarios es tener personal eficiente en sus organizaciones capaces de obtener los mejores resultados en poco tiempo. Sin embargo la realidad es que esto no siempre sucede, y muchas veces hasta los mismo gerentes pierden tiempo en acciones innecesarias. A continuación daremos una información muy valiosa sobre la eficiencia que puede ayudarle a ahorrar tiempo en su vida personal y laboral.

“Ser eficiente no se refiere a hacer muchas actividades a la vez, se trata de terminar todas las tareas que se inician correctamente y en el menor tiempo posible. En Performia evaluamos constantemente personal de todo tipo y sin importar qué cargo tengan o para cuál empresa trabajen, en promedio de 10 personas que evaluamos solo 4 son eficientes”. Expresó el director de Performia Colombia.

Uno de los principales problemas es que muchas personas no conocen el verdadero concepto de eficiencia. Esto se ve en todo tipo de cargos desde los operativos hasta los gerenciales. El secreto principal de la eficiencia es saber organizar las tareas a realizar, conocer qué resultados debe entregar de acuerdo con las prioridades para establecer un plan y cumplir con el objetivo oportunamente.

¿Sabe exactamente qué quiere lograr?

Si usted no tiene claro cuáles son sus objetivos y los está cambiando constantemente, difícilmente obtendrá buenos resultados. Lo primero que debe hacer es organizar sus ideas, colocarse una meta real y hacer un plan de acción.

Si usted trabaja en una empresa es fundamental que sepa cuál es el propósito, funciones y los resultados que se esperan de su cargo. Una vez clara esta información es más fácil realizar acciones enfocadas en el logro de los objetivos.

Haga una sola actividad a la vez

Muchos creen que porque inician muchas tareas a la vez y pasan el día ocupados son eficientes. En este sentido la pregunta es, ¿todo lo que empiezan lo terminan? Es mucho mejor tener pocas actividades listas bien hechas en el tiempo esperado, que varias a medias y sin terminar.

Organice sus actividades en orden de prioridades

Uno de los secretos de la eficiencia es la organización, para lograrlo es importante hacer una lista de las actividades pendientes en el orden que deben ser concluidas y entregadas. Si usted deja toda la responsabilidad a su memoria, es posible que olvide algunas tareas y las recuerde demasiado tarde. Esto aplica tanto para proyectos muy grandes, como para hacer compras, planificar viajes o cualquier propósito sea grande o pequeño.

Maneje la información por escrito

La descripción de los cargos, las órdenes, tareas y toda la información en general manéjela por escrito. Si usted dice una información simplemente es posible que la persona la olvide o no la recuerde completa y omita detalles importantes. Aunque este punto parezca bastante simple, puede ahorrarle muchos problemas si hace buen manejo de la información.

Evite acciones innecesarias

De acuerdo a un análisis hecho por nuestra propia observación a muchas empresas, pudimos detectar que aproximadamente dos terceras partes de la productividad de la nómina se pierde en acciones innecesarias. Esto quiere decir que muchas organizaciones no tienen bien establecidas sus políticas para ciertos procesos, que pueden ser optimizados y se pueden evitar si las líneas de comunicación entre los trabajadores están bien definidas.

Las acciones innecesarias también se pueden evitar a través de la optimización de los procesos. Por ejemplo, es muy común ver en las empresas que para tomar una simple decisión, dar una instrucción  o solicitar un reporte, salen y entran más de 5 correos, si se puntualiza la información antes de enviarla, no se perdería tanto tiempo.

“Para ser eficiente es importante tener en cuenta dos factores: el conocimiento necesario para optimizar el tiempo y realizar muy bien las tareas en el orden de prioridades establecido por la empresa. A través de muchas acciones pequeñas diarias usted puede lograr sus objetivos más rápido tanto en la vida personal como laboral” Concluyó el director de Performia Colombia, Jairo Pinilla.

Por: Marlyn Sandoval
Marlyn Sandoval